Hausmeister

Eine Möglichkeit, die Aufgaben des Hausmeisters klar zu definieren, besteht darin, eine spezielle Dienstanweisung zu erstellen. Dies wird beispielsweise in Hochschulen praktiziert. Diese Dienstanweisung legt einerseits die Arbeitspflichten und andererseits die organisatorische Zuordnung fest.

Im Idealfall sind Hausmeister für den ordnungsgemäßen Zustand der ihnen zugewiesenen Liegenschaften verantwortlich. Oft fungieren sie auch als Vermittler zwischen den fachlich zuständigen Stellen der Verwaltung. Dadurch informieren sie die Verwaltung über den Betrieb und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

Der Autor teilt nicht uneingeschränkt diese Sichtweise. In kleineren Unternehmen, Schulen und ähnlichen Einrichtungen, die fachlich weniger anspruchsvoll und überschaubar sind, mag dies funktionieren. In größeren Organisationen und Unternehmen könnte der Einsatz eines Hausmeisters für die oben beschriebenen Aufgaben jedoch unzureichend sein. Schließlich fordert die DIN EN 15221, dass die Aufgaben nach Strategie, Taktik und Services aufgeteilt werden. Es wäre nicht normgerecht, wenn der Hausmeister die Informationsquelle für die Verwaltung wäre und gleichzeitig all diese Aufgaben erfüllen müsste.

Wenn ein Unternehmen Hausmeister beschäftigt, ist es ratsam, den Hausmeister der Organisationseinheit zuzuordnen, deren Aufgaben er in erster Linie erfüllen soll. Es hat sich bewährt, ihn dem Bereich Technik oder Facility Management (FM) zuzuordnen, da er von dort technische Anleitungen, fachliches Wissen durch Weiterbildung und kompetente Unterstützung erhalten kann.

Selbst wenn kein eigener technischer Bereich vorhanden ist, ist es offensichtlich, dass der Hausmeister dennoch angemessene technische Anleitungen benötigt. Ihn allein und sich selbst zu überlassen, widerspricht den Regeln für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und insbesondere der wirksamen Übertragung von Pflichten.

Die nachfolgenden Hausmeisterleistungen sind aus dem Aufgabenbereich einer größeren Universität in Deutschland und dienen hier als idealtypisches Beispiel, um die möglichen Möglichkeiten aufzuzeigen.

Weitere Aufgaben, die von den Hausmeistern erledigt werden können, können sich insbesondere nach den besonderen, aktuellen oder plötzlich auftretenden Anforderungen richten oder sich aus dem Bedarf der zu betreuenden Nutzer, Gebäude, Grundstücke und Einrichtungen ergeben. In solchen Fällen können die zuständigen Fachvorgesetzten den Hausmeistern Aufgaben übertragen, die in der folgenden Aufzählung nicht enthalten sind. Es wird dringend empfohlen, den oben genannten Passus in die Arbeitsverträge der Hausmeister aufzunehmen, um Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Mitbestimmung zu vermeiden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass den Hausmeistern nur solche Arbeiten übertragen werden, die sie gemäß ihrer Qualifikation gefahrlos ausführen können und dürfen.

Es ist zu erwarten, dass es in einigen Fällen keinen Bedarf an einigen der unten aufgeführten Hausmeisteraufgaben gibt, sei es teilweise, zeitweise oder komplett.

Es muss jedoch deutlich betont werden, dass die Auflistung von Hausmeisteraufgaben immer im Zusammenhang mit allen anderen notwendigen Tätigkeiten im Unternehmen stehen muss, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der technischen und baulichen Anlagen erforderlich sind. Es muss daher immer Klarheit über die Schnittstellen zu anderen Services als denen des Hausmeisters herrschen.

Darüber hinaus dürfen dem Hausmeister keine Aufgaben übertragen werden, die ausschließlich von Fachpersonal erbracht werden müssen. Oft wird dem Hausmeister zum Beispiel aufgetragen, Anlagen zu inspizieren und zu überprüfen. Die Inspektion erfolgt gemäß den VDMA-Richtlinien 24176, was in der Regel Ingenieurtätigkeiten sind, die ein Hausmeister nicht erledigen kann.

Wenn solche Zusammenhänge nicht beachtet werden, kann es schnell zu einem Organisationsverschulden kommen.

Die folgenden Aufgaben sind nun in einer Weise aufgezählt und dargestellt, als ob sie aus einer Dienstanweisung stammen würden, die bereits im Rahmen der allgemeinen Betriebsführung im Unternehmen abgestimmt wurde.

Die Verkehrssicherheit der betreuten Grundstücke und Gebäude liegt auch in der Verantwortung der Hausmeister. Bei ihren regelmäßigen Rundgängen achten sie anhand einer Checkliste auf Mängel an und in den Gebäuden sowie den Außenanlagen, insbesondere auf offensichtliche Gefahrenquellen. Diese Checkliste wird von der zuständigen Stelle mit den Hausmeistern auf das jeweilige Gebäude abgestimmt und monatlich beim Fachvorgesetzten vorgelegt.

Festgestellte Schäden, Graffiti und Mängel melden die Hausmeister unverzüglich den zuständigen Stellen, sofern sie nicht unmittelbar von ihnen selbst behoben werden können und müssen (Gefahr im Verzug). Sie sind auch Ansprechpartner für die Nutzer und beseitigen, soweit möglich, die gemeldeten Mängel (Kleinreparaturen). Falls für die Beseitigung ein Fachhandwerker erforderlich ist, leiten sie die Mängelanzeige an die zuständige Stelle weiter.

Die Meldungen erfolgen unverzüglich mündlich oder fernmündlich und sollen zusätzlich dokumentiert werden. Die Hausmeister haben Kenntnisse über die wichtigsten Absperrmöglichkeiten für Gas, Strom, Wasser und Abfluss, um die Betriebssicherheit der Gebäude und Anlagen zu gewährleisten. Sie überprüfen regelmäßig Kellerhälse, Schmutzfänger vor Gebäudeeingängen, Regeneinläufe auf Balkonen und Flachdächern sowie sonstige Gullys, Rinnen und Abläufe, um Wasserschäden zu vermeiden und halten diese frei von Laub und anderen Verschmutzungen.

Dachrinnen und Fallleitungen werden monatlich auf einen freien Abfluss des Regenwassers kontrolliert, je nach Zugänglichkeit von Dachfenstern oder anderen geeigneten Stellen. Falls Reinigungsbedarf an nicht zugänglichen Stellen besteht, informieren die Hausmeister den zuständigen Arbeitsbereich sofort. An zugänglichen Stellen und unter Einhaltung von arbeitsschutztechnischen Sicherheitsmaßnahmen führen die Hausmeister die Reinigung durch.

Vor Eintritt des Winters (Frostgefahr) sperren die Hausmeister die Wasserleitungen mit Auslaufventilen für Außenanlagenbewässerung im frostgefährdeten Bereich ab und entleeren sie. Die Wiederinbetriebnahme erfolgt im Frühjahr, wenn keine Frostgefahr mehr besteht.

Bei Rohrbrüchen an Be- und Entwässerungs- sowie Heizleitungen schließen die Hausmeister die entsprechenden Absperrhähne, Ventile und Schieber unverzüglich, um weitere Schäden zu verhindern. Danach informieren sie sofort die Zentrale. Die Pläne für Gas, Strom, Wasser, Zu- und Abfluss werden den Hausmeistern in der neuesten Fassung von der Betriebstechnik zur Verfügung gestellt. Die Hausmeister informieren sich vor Ort anhand dieser Pläne über die Lage der verschiedenen Anschlüsse und Absperrmöglichkeiten.

Bereits ausgelaufenes Wasser wird sofort beseitigt. Falls die Wassermenge so groß ist, dass eigene Maßnahmen nicht ausreichen, entscheidet die zuständige Stelle über das weitere Vorgehen (z. B. Einsatz der Feuerwehr, der Wasserbetriebe usw.). In Fällen, in denen die Hausmeister die zuständige Stelle nicht sofort erreichen können, informieren sie unverzüglich die Zentrale.

Die Hausmeister haben die Verantwortung, sicherzustellen, dass die gekennzeichneten Notausgänge unverschlossen sind, die Beleuchtung intakt ist und die Fluchtwege frei von brennbaren Materialien gehalten werden. Gleiches gilt für Feuerlöscher, Hydranten und Elektroverteiler, deren Zugänglichkeit jederzeit gewährleistet sein muss.

Zusätzlich prüfen die Hausmeister die Funktionsfähigkeit der mechanischen und elektrischen Einrichtungen zur Betätigung der Rauchklappen. Monatliche Funktionsprüfungen werden durchgeführt, und eventuelle Störungen werden dem zuständigen Arbeitsbereich gemeldet.

Im Falle einer Auslösung einer Brandmelde-, Hausalarm- oder Einbruchsmeldeanlage aufgrund eines technischen Defekts ermitteln die Hausmeister in Zusammenarbeit mit der Zentralwarte, soweit möglich, die Nummer des Melders und dokumentieren diese zur Weitergabe an die zuständige Stelle.

Die Hausmeister spielen eine wichtige Rolle bei der Identifizierung und Behebung energetischer Schwachstellen. Dazu gehört insbesondere das Erkennen von entsprechenden Problemen (z.B. überhitzte oder unterkühlte Räume, durchbrennende Beleuchtungsanlagen, defekte Thermostatventile, offene Fenster im Winter) und die Behebung oder Meldung dieser Schwachstellen an die zuständigen Stellen.

• Herunterdrehen der Thermostatventile vor Wochenenden, Semesterferien oder Feierta-gen auf Stellung 2 (bei längerer Abwesenheitsdauer der Nutzer) oder 2,5 (vor Wochen-enden)

• das Ausschalten unnötig eingeschalteter Beleuchtung, Kopierer, Bildschirme etc.

• das Schließen von Fenstern und Türen

• die Durchführung von Begehungen zur Entdeckung energetischer Schwachstellen wie defekte Thermostatventile, unnötig durchlaufende Lüftungsanlagen, undichte Fenster, defekte Beleuchtungsanlagen, Mängel bei Heizungsregelungen etc.

Die Hausmeister sind verantwortlich für die Demontage und Montage von Abdeckungen und Rastern zur Reinigung und Erneuerung von Leuchtmitteln und Startern von Leuchtstoffröhren bis zu einer Höhe von 3 Metern. Arbeiten, die über 3 Meter Höhe hinausgehen, werden nur dann durchgeführt, wenn die Arbeitssicherheit durch entsprechende Sicherungssysteme gewährleistet ist und der Dienstvorgesetzte zustimmt.

Falls Beleuchtungen oder Notbeleuchtungen ausfallen, prüfen die Hausmeister, ob das Leuchtmittel defekt ist und ausgewechselt werden kann. Technische Störungen werden der zuständigen Stelle gemeldet. Bei Bedarf übernehmen die Hausmeister das Ein- und Ausschalten von Sicherungsautomaten auf Anweisung, wenn Handwerkerarbeiten dies erfordern. Weitergehende Eingriffe in elektrische Anlagen werden von den Hausmeistern nicht vorgenommen.

Die Hausmeister führen regelmäßige Überprüfungen des Zustands und der Funktion der sanitären Anlagen und Einrichtungen durch. Bei Bedarf nehmen sie auch Kleinstreparaturen vor, wie zum Beispiel die Instandsetzung eines defekten WC-Deckels.

Das Ein- und Ausschalten von Heizungsanlagen ist Aufgabe der Hausmeister. Sie kontrollieren regelmäßig den Brennstoffverbrauch. Bei Heizöllieferungen sind sie bei der Betankung anwesend und quittieren die Lieferung. Sie nehmen die Heizung, bevor der Tank gefüllt wird, außer Betrieb und schalten diese danach wieder ein. Sie achten dabei auf einen angemessenen zeitlichen Abstand (Absetzen von Schwebstoffen). Sie führen ein Tankbuch, das in der Heizzentrale verbleibt. Sie sichern die Verschlusskappe des Tankfüllrohres mit einem Vorhängeschloss.

Lagerbehälter für wassergefährdende Flüssigkeiten, insbesondere für Heizöl, Dieselkraftstoff und Benzin einschließlich der Leitungen sind routinemäßig (mindestens zweimal pro Woche) daraufhin zu beobachten, ob Flüssigkeit ausläuft (bei Undichtigkeiten, Korrosionen, Feuchtigkeit). Im Schadensfalle sind unverzüglich Maßnahmen gegen weiteres Auslaufen zu treffen, und die Verwaltung des zu informieren. Sollten Unklarheiten bezüglich Gefahrenklasse bzw. Gruppe bestehen, ist eine Klärung mit der Arbeitssicherheit herbeizuführen.

• Einstellen der Schaltuhren (Schaltzeiten, Ferien, Feiertage etc.)

• Regelmäßiges Entlüften von Heizkörpern

• Kontrolle der Heizkörper, ggf. Nachfüllen von Wasser in Anlagen mit Eigenwärmeer-zeugung sowie Entlüftung.

Die Hausmeister sind während ihrer dienstplanmäßigen Anwesenheit verantwortlich für das Öffnen und Verschließen von Gebäuden und Räumen. Dies gilt auch für andere Schließtätigkeiten in Gebäuden, die vom Unternehmen genutzt werden und im Zusammenhang mit Inspektionen, Wartungsarbeiten, Prüfungen von gebäudetechnischen Anlagen oder der Behebung von Havarien und ähnlichen Ereignissen stehen.

Die Hausmeister überprüfen, ob die Gebäude- und Glasreinigung im Objekt vertragsgerecht durchgeführt wurde. Sie verwenden das Leistungsverzeichnis des Reinigungsvertrages als Grundlage für ihre Bewertung. Die notwendigen Unterlagen wie Leistungsverzeichnisse oder Revierpläne werden den Hausmeistern in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung gestellt.

Falls Mängel auftreten, insbesondere wenn vertraglich vereinbarte Reinigungsleistungen nicht erbracht wurden oder die Qualität auffallend unzureichend ist, melden die Hausmeister dies umgehend der zuständigen Stelle. In der Regel bescheinigen die Hausmeister der Firma die "Korrektheit der Leistung" je nach Vereinbarung täglich, wöchentlich oder monatlich. Wenn die vertraglich vereinbarte Reinigungsleistung nicht oder nicht vollständig erbracht wurde, dokumentieren die Hausmeister die Mängel auf dem Quittungsbeleg.

Beschwerdeverfahren und Vertragsangelegenheiten werden von der zuständigen Stelle in Absprache mit den entsprechenden Reinigungsfirmen geregelt. Die Hausmeister erteilen selbst keine Aufträge und nehmen keine Änderungen daran vor.

Wenn die Schneebeseitigungs- und Streupflicht an Dienstleister übertragen wurde, überwachen die Hausmeister diese Arbeiten. Mängel, insbesondere das Ausbleiben der vertraglich vereinbarten Räumungsleistungen oder auffallend unzureichende Streuqualität mit abstumpfenden Mitteln, sind unverzüglich der zuständigen Stelle zu melden. Als Beurteilungsgrundlage dient das Leistungsverzeichnis, das den Hausmeistern ebenfalls zur Verfügung gestellt wird.

Die Hydranten auf den öffentlichen Gehwegen vor Gebäuden und auf dem Unternehmensgelände müssen vorrangig von den Hausmeistern schnee- und eisfrei gehalten werden. Flächen, die von Dritten vertraglich bearbeitet werden, werden lediglich von den Hausmeistern kontrolliert.

Plötzlich auftretende Glätte müssen die Hausmeister schnellstmöglich selbst beseitigen (Streupflicht), unabhängig davon, ob es hierzu mit einem Dritten einen Vertrag gibt. Dabei haben Hauptzugänge und besonders gefährdete Stellen Vorrang.

Den Hausmeistern obliegt die Schneebeseitigungs- und Streupflicht für alle Verkehrsflächen des Objektes (insbesondere Einfahrten, Zugänge zu Eingängen, Keller, Müllstellplätze usw.), soweit diese Verpflichtung nicht ebenfalls an eine Firma übertragen wurde und die Notwendigkeit innerhalb der geregelten Arbeitszeit entsteht.

Die Hausmeister erstellen einen Streuplan mit der entsprechenden Priorität für die Grundstücke des Unternehmens, für die Dritte nicht zu Diensten verpflichtet wurden und bei denen die Hausmeister eigenständig tätig werden müssen. Die Abstimmung dieser Liste mit den zuständigen Stellen führen die Hausmeister durch.

• Prüfung der Alarmschaltung zur Zentrale

• Prüfung des Ölstandes am Vorratsbehälters der Hydraulik (Sichtkontrolle), sofern vor-handen

• Prüfen der Haltegenauigkeit des Fahrkorbs ohne Nachstellen

• Prüfen des Zustands der Fahrkorbtür, der Türführungen und Türaufhängungen

• Prüfen der Funktionsfähigkeit der Notrufverbindung zur Zentralwarte

Die Hausmeister erhalten hierzu die notwendigen Schulungen.