Ausschreibung Technischer Betrieb

Der Leistungsbereich umfasst das technische Management und die Wartung der im Gebäude verfügbaren Versorgungs- und Sicherheitstechnologie, insbesondere:

• Heizung, Kühlung, Belüftung und Klimaanlage,

• Gebäudeautomation/I&C/BMS einschließlich Alarmleitung und Datenpunktverwaltung,

• Elektrotechnik (Niederspannung/Mittelspannung, USV/NEA, Überspannungs- und Blitzschutz),

• Brandschutztechnologie (BMA/SAA, Sprinkler/Hydranten, SHEV/NSHEV, Hold-Open-Systeme),

• Sicherheitstechnologie (Störungserkennungstechnologie, Zugang, Video),

• Sanitär- und Trinkwassertechnologie, einschließlich Abscheider, Legionellenprävention,

• Aufzugs- und Förderbandtechnologie,

• Falls verfügbar: andere Medien (z. B. Druckluft) im Kontext der Gebäudeverwaltung.

Alle Wartungsmaßnahmen im Sinne des Standards (Inspektion, Wartung, Reparatur, Verbesserung), die gesetzlich vorgeschriebenen Tests sowie Fehler-, Alarm- und Eskalationsmanagement entsprechend der Kritikalität der Systeme müssen enthalten sein. Der Service entspricht den üblichen Betriebszeiten eines Büros; Bedarfsorientierte Bereitschaftsdienste und Fehlerbeseitigung für priorisierte Ereignisse werden in den Organisationskapiteln ausführlich festgelegt.

Der Kunde bleibt im rechtlichen Sinne der Betreiber. Der Auftragnehmer übernimmt die ordnungsgemäße Ausführung des technischen Betriebs und der Wartung im Rahmen übertruchener unternehmerischer Verpflichtungen.

• Sicherstellung und Dokumentation aller Prüfungs- und Wartungspflichten gemäß den geltenden Gesetzen, Verordnungen und technischen Regeln,

• die Pflege eines vollständigen, digitalen Benutzerhandbuchs mit einem Archiv,

• die Pflege eines konsistenten Pflanzenregisters einschließlich Kritikalitäts- und Redundanzkennzeichnungen,

• die Erstellung und Einhaltung von Test- und Fristmatrizen sowie werksspezifischer Wartungs-, Inspektions- und Testpläne,

• die Einrichtung eines SLA/KPI-basierten Kontroll- und Berichtssystems.

Das Gesamtkonzept vereint kritischkeitsbasierte Wartung, transparentes Prozess- und Schnittstellenmanagement, digitale Datenintegration (IWMS/BMS) und kontinuierliche Verbesserung. Sie schafft die Grundlage für die rechtlich sichere Erfüllung der Betreiberpflichten, stabilisiert Verfügbarkeit und Komfort, optimiert Kosten und erreicht messbar Nachhaltigkeitsziele.

• Ergebnisorientierung vor dem Aktivitätskatalog: klare funktionale Ziele, unterstützt durch standardkonforme Leistungsaufzeichnungen.

• Kritikalität und risikobasierte Priorisierung: Ressourcen, bei denen Wirkung und Risiko am größten sind.

• Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Jede gesetzliche Prüfung, jede Fehlerbehebung, jede Abweichung wird digital dokumentiert.

• Lebenszyklus-Denken: kurzfristige Effizienz in Harmonie mit Wertbindung und TCO.

• Zusammenarbeit und Klarheit: klare Rollen, Eskalationswege und Schnittstellen – sowohl intern als auch mit Dritten.

Diese Einleitung legt die technischen, rechtlichen und organisatorischen Richtlinien für den Aufruf zu Vorschlägen fest. Die folgenden Kapitel legen Bedingungen, Rahmenbedingungen, Dienstleistungsinhalte, Prozesse sowie Mess- und Verifikationslogiken fest, die für ein erfolgreiches, rechtkonformes und wirtschaftliches technisches Management des Bürostandorts entscheidend sind.

Facility Management (FM) ist das ganzheitliche Management von Gebäuden und technischen Einrichtungen mit dem Ziel, primäre Prozesse optimal zu unterstützen. Die technische Säule (TFM) konzentriert sich auf Betrieb, Wartung, Energie- und Sicherheitsmanagement.

• Bedarf/Planung: Bestimmung von Funktionen, Redundanzen, Wartungsbarriere und Datenanforderungen (z. B. spätere Nutzung von IWMS/BIM).

• Beschaffung/Bau: Qualifikation, Dokumentationsentwicklung (O&M, Datenpunktlisten), Erstbeschriftung.

• Inbetriebnahme/Übergabe: Funktions- und Leistungsüberprüfungen, Erstausfüllung des Anlagenregisters, Definition von Test- und Wartungsplänen gemäß Standard und Herstellerspezifikationen.

• Betrieb/Wartung: Kontrolle der Verfügbarkeit, Umsetzung der Wartungsstrategie, kontinuierliche Optimierung, Verifikation.

• Umrüstung/Modernisierung: Anpassung an Nutzungsänderungen, erhöhte Effizienz, Veralterung und Ersatzteilmanagement.

• Außer Dienststellung/Entsorgung: Sichere Demontage, Datenarchivierung, gelernte Lehren.

DIN EN 13306 liefert die Terminologie, DIN 31051 die systematische Struktur von Wartungsmaßnahmen. Beide Standards bilden die Grundlage für strukturierte, prüfbare Dienstleistungen sowie für eine zielorientierte Ausschreibung.

• Beschreibung: Maßnahmen nach festen Intervallen (Betriebszeiten, Kalenderzeit) gemäß Normen, Herstellerspezifikationen und gesetzlichen Verpflichtungen.

• Stärken: Rechts- und Planungssicherheit, einfache Organisation.

• Grenzen: Potenziell über- oder untererwartet, wenig individuelle Anpassung an den tatsächlichen Zustand.

• Beschreibung: Auslösung von Messgrößen basierend auf messbaren Bedingungsvariablen (z. B. Schwingungen, Temperaturen, Druckunterschiede, Ölqualitäten, Trenddaten des BMS).

• Stärken: Nachfrageorientierte, verlängerte Wartungszyklen ohne erhöhtes Risiko, bessere Ressourcennutzung.

• Voraussetzungen: Sensortechnologie/-überwachung, Grenzwertdefinition, Datenqualität, qualifizierte Bewertung.

• Beschreibung: Vorhersagen von Fehlern mithilfe von Modellen/Algorithmen (z. B. statistische Methoden, maschinelles Lernen) und multidimensionaler Datenanalyse.

• Stärken: Frühzeitige Intervention, Minimierung ungeplanter Ausfallzeiten für kritische Anlagen, optimierte Ersatzteillogistik.

• Voraussetzungen: Historisierte, saubere Daten, ausreichende Ereignisdichte, modellgesteuerte Wartung, Governance für die Modellvalidierung.

• RCM: Systematische Herleitung der notwendigen Wartungsmaßnahmen aus funktionalen Anforderungen, Ausfallmodi, Konsequenzen und Kritikalität. Das Ziel ist es, die effizienteste Kombination aus präventiven, bedingten und korrigierenden Maßnahmen mit einem akzeptablen Risiko zu erreichen.

• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): Identifiziert Fehlertypen, Ursachen und Wirkungen; bewertet das Risiko anhand von Vorkommen, Signifikans und Erkennung (z. B. RPZ) und leitet priorisierte Maßnahmen ab.

• Vorteile: Überprüfbare, risikoorientierte Herleitung von Wartungsumfangen, klare Begründung für Intervalle, Redundanzen und Notfallpläne, insbesondere für hochkritische Systeme.

Der Aufruf fordert eine auf Kritikalität basierende Kombination dieser Strategien: gesetzliche Mindestanforderungen und Herstellerempfehlungen als untere Grenze, ergänzt durch CBM/prädiktive Ansätze, bei denen Risiko, Verfügbarkeitsanforderungen oder wirtschaftliche Tragfähigkeit dies rechtfertigen.

• ein vollständiges, auf Kritikalität basierendes Asset-Register als einzige Wahrheitsquelle,

• Von der CAFM unterstützte Planung, Umsetzung und Verifikation,

• Resiliente SLA/KPI mit klarer Messlogik,

• transparente, prüfbare Spezifikationen gemäß VDMA 24186.

Dies berücksichtigt die Vergleichbarkeit im Vergabeverfahren, die Rechtssicherheit im Betrieb und die wirtschaftliche Effizienz über den gesamten Lebenszyklus in gleichem Maße.

• Präsenz vor Ort: Werktags von 07:00–18:00 Uhr mit einem qualifizierten Serviceteam. Mindestausstattung: Leiter der technischen FM (SPOC), stellvertretender Projektleiter, Kontaktperson für Terminplanung/Helpdesk, Servicetechniker HVAC/RLT, Elektrotechnik (Schaltautorisierung verifizierbar), GA/I&C. Spitzenlasten/Projekte werden bei Bedarf ergänzt.

• Kontrollzentrum/Helpdesk: Rund um die Uhr verfügbar (Telefon, E-Mail, Portal). Funktionen: Fehleranerkennung, Ticketing, Priorisierung, Alarmleitung von BMS/BMS, Erstdiagnose, Eskalation. Kommunikationssprache Deutsch; Einheitliche Telefonnummer und Ticket-ID.

• Bereitschaftsdienst: Kritische und prioritätskontrollierte Kontrolle (P1–P4). Für P1-P2 muss die 24/7-Bereitschaft für elektrotechnische, GA- und systemspezifische definierte Funktionen gewährleistet sein. Bereitschafts- und Eskalationskalender werden vierteljährlich bereitgestellt.

• Material- und Ersatzteillogistik: Bereitstellung definierter kritischer Ersatzteile (gemäß Kritikalitätsanalyse, z. B. Batterien, USV, Aktuatoren GA, Pumpenlaufrad, Filter-AHU). Lagerbestände und Mindestbestände werden im IWMS gespeichert; Ausgabe und Bestätigung über Wareneinnahme/Ausgabebuch.

• Der Betreiber (AG) bleibt in der Rolle des rechtlichen Betreibers. Aufgaben: Festlegung der Betreiberrichtlinien, Genehmigung von Deadline- und Testmatrizen, Genehmigung sicherheitsrelevanter Änderungen, Budget- und Investitionsentscheidungen, Kommunikation mit Behörden zu grundlegenden Fragen.

• Der Auftragnehmer (Auftragnehmer) übernimmt die operative Verantwortung als Betreiber im Rahmen der zugewiesenen Aufgaben: Umsetzung, Dokumentation und Überwachung des Betriebs, Wartung, Inspektionen; Fehler- und Alarmmanagement; Pflege des Vermögensregisters und der digitalen Aufzeichnungen; Vorschlag und Begründung von Maßnahmen (einschließlich vorgeschlagener Fristen).

• RACI-orientierte Richtlinien: Verantwortlich: Auftragnehmer für die Durchführung von Wartung/Inspektion, Fehlerbeseitigung, vorgeschriebene Testvorbereitung, Fehlermanagement, Risikobewertung und Datenpflege.

• Verantwortlich: AG für Genehmigungen, Ausnahmen, Investitionsentscheidungen, Betreiberrichtlinien.

• Beratung: OEM/Hersteller, ZÜS, Autoritäten zu besonderen Themen.

• Informationen: Sicherheitsdienst/Warenservice, Benutzervertretung, IT/OT im Falle von Änderungen und relevanten Störungen.

• Fehlerannahmekanäle: BMT/BMS-Alarme (automatisiert), Helpdesk (Telefon/Portal), E-Mail. Jeder Beleg erhält automatisch ein Ticket mit Zeitstempel, Vermögensreferenz und Priorität P1–P4.

Gefahr für Sicherheit oder Betrieb (z. B. Feueralarm, stromführender Fehler, Ausfall von zentralen Generatoren ohne Redundanz).

• P2: erhebliche Beeinträchtigung von Komfort/Betrieb (z. B. Aufzugsausfall, zentrale Heizungs-/Klimaanlagestörung).

• P3: Mäßige Beeinträchtigung/Einzelareal.

• P4: Informations-/Serviceanforderung.

• SLA-Uhren beginnen mit der Ticketing; Messlogiken gemäß SLA/KPI-Kapiteln.

Dispatching und Fehlerbeseitigung Triage durch den Helpdesk/diensthabenden Techniker; Remote-Intervention (GA), wo möglich; Ansonsten wird die Einsatzbereitschaft vor Ort eingesetzt.

• Ersatzteiltests, falls nötig Leih- oder Umgehungslösungen, Rückfallstrategien (Workarounds) gemäß dem Neustartplan.

• Dokumentation: Befunde, Ursache (ursprünglich, Ursache), Maßnahmen, verwendete Teile, Ausfallzeit, Neustartzeit.

Eskalation Zeit-/ereignisbasierte Eskalationsstufen: Techniker → Facility Manager → Regionalleiter AN → AG-SPOC. Im Fall von P1 werden Sie sofort telefonisch an die AG informiert.

• Wiederholungsvorfälle (z. B. >3 in 30 Tagen) lösen eine Ursachenanalyse (5-Warum/RCM-Notiz) und einen Aktionsplan aus.

Ticketabschluss nur mit dokumentiertem Funktionstest und Benutzer-/SPOC-Bestätigung (falls benutzerrelevant). Kontinuierlich gelernte Lektionen in der Wissensdatenbank.

• Alarmklassen und Texte freimachen, Alarmüberschwemmungen vermeiden (Alarmhygiene).

• Bestätigungspflicht, Eskalationsketten, Herzschlag-/Watchdog-Nachrichten für kritische Systeme (UPS, NEA, BMA-Schnittstelle).

• Zeit-/NTP-Synchronisation, Audit-Trail (wer was und wann bestätigt/geändert hat).

• Arten von Änderungen Standardänderungen: Vorab genehmigte, risikoarme Aktivitäten mit einem definierten Prozess (z. B. GA-Sollwert-Feinanpassung im Korridor).

• Normale Änderungen: vorbehaltlich Planung, Risikobewertung (Auswirkungen auf Sicherheit/Compliance/Verfügbarkeit), Genehmigung durch AG/Change Advisory.

• Notfalländerungen: zur sofortigen Gefahrenprävention; Nachfolgende Dokumentation und Überprüfung innerhalb von 48 Stunden.

ProcedureChange-Anfrage (Ziel, Umfang, Risiko, Auswirkung, Rückrollung, Testplan, Zeitfenster), Veröffentlichung, Implementierung, Validierung (Impact-Chain/Funktionstest), As-Built/Datenaktualisierung (Anlagenregister, Schemata, GA-Datenpunkte), abschließende Überprüfung.

Arbeitssicherheit/GenehmigungenHeiße Arbeit, das Einschalten elektrischer Systeme, Arbeit in hygienerelevanten Bereichen nur mit schriftlichen Genehmigungen, Koordination und Anweisungen für Gesundheit und Sicherheit.

• SPOC: Der TFM-Projektmanager des Auftragnehmers fungiert als zentraler Ansprechpartner für den Kunden, die Nutzer, den Sicherheitsdienst, OEM/ZÜS und die Kontakte zu den Behörden im täglichen Betrieb.

• SchnittstellenSicherheitsdienst/Güterdienst: Schlüsselverordnung, Zugang, Alarmverifikation, Evakuierungsunterstützung.

• OEM/ZÜS: Koordination von Garantie-/Zertifizierungstests, Unterstützung durch Experten, Abnahme von Dienstleistungen.

• IT/OT: Teilen und Absichern von Fernzugriffen, Netzwerksegmentierung, Patch-Fenster für GA/BMS.

• Reinigungs-/Soft-Services: Planung und Koordination der Bereiche für Wartung/Inspektion, Zugang zu technischen Räumen.

SLA/KPI, Fehlerstatus, Prüfungsmatrix-Compliance, Energie-/Optimierungsmaßnahmen, offene Änderungen, Risiken.

Die Wartung folgt einem risikoorientierten, lebenszyklusbasierten Ansatz.

• K1 äußerst kritisch: Auswirkungen auf die persönliche/operative Sicherheit, rechtliche/Einhaltung oder zentrale Betriebsfähigkeit (z. B. BMA-Schnittstellen, USV/NEA, zentrale Trinkwassergeneratoren, HLK-Anlagen für IT-/Sicherheitsbereiche).

• K2 betriebskritisch: erheblicher Einfluss auf Verfügbarkeit und Komfort (z. B. zentrale Klimaanlage, Kühlanlagen, Hauptverteilungstafeln, Aufzüge).

• K3 Komfortkritisch: lokale/komfortbezogene Effekte (z. B. Zonenheizungskreise, individuelle Raumsteuerungen).

• K4 niedrig kritisch: Vermögenswerte ohne nennenswerte operative Relevanz.

Kritikalitätskontrollen, Zeitintervalle, Ersatzteillagerung, Bereitschaftsdienst und Verifikationsschwere. K1/K2 erhält ein höheres Maß an Prävention und Überwachung sowie strengere Neustart- und Eskalationsregeln.

• Kriterien: Sicherheit/Gesundheit, Recht/Compliance, Betriebs- und Prozessauswirkungen, Umwelt, Vermögenswerte/Kosten, Reputation.

• Bewertung: Eintrittswahrscheinlichkeit (z. B. 1–5) x Auswirkungsgrad (1–5) → Risikoprioritätsnummer; Redundanz (N, N+1, 2N) und Neustartzeit werden als modifizierende Faktoren betrachtet.

• Quellen: Herstellerdaten, Betriebs- und Fehlerstatistiken, FMEA/RCM-Workshops, Risikobewertungen (BetrSichV/TRBS), gewonnene Erkenntnisse.

• Ergebnis: Kritikalitätsklasse pro Asset, definierte Reaktions- und Fehlerfreistellungszeiten, Überwachungsanforderungen, Mindestersatzteilsets.

Die Analyse wird jährlich oder ad hoc aktualisiert (Rekonstruktion, Störungscluster, Änderungen der Standards).

• Normativ-rechtlicher Rahmen: BetrSichV/TRBS, DGUV, DVGW/TrinkwV, VDI (z. B. 6022, 2047), VDE, VdS, DIN 14675, ZÜS-Tests. Diese Aufgaben sind nicht verfügbar.

• Herstellerempfehlungen: dienen als Startwert; abweichende Intervalle erfordern eine risikobasierte Ableitung und die Zulassung der AG.

• Nutzungseinfluss: Betriebszeiten, Schaltzyklen und Lastprofile (z. B. Kompressoren, Pumpen, Ventilatoren) führen zu angepassten Zyklen.

• VDMA 24186: definiert den Umfang der Aktivitäten pro Vermögenswert; Die Intervalle werden durch die Inspektions- und Fristmatrix definiert und im IWMS verwaltet.

K1/K2-Anlagen erhalten engere Zyklen, zusätzliche Funktionstests (z. B. UPS/NEA-Umschaltungen, Brandeinwirkungsketten), dokumentierte Neustarttests und Redundanzänderungen auf rotierender Basis.

• Zustandsvariablen: Schwingung/Temperatur (rotierende Maschinen), Differenzdruck (Filter), elektrische Parameter (Strom, Oberschwingungen), Mediumeigenschaften (Heizwasser gemäß VDI 2035, Kühlwasser 42. BImSchV), Batteriezustand (USV), Dichtheit/Kältemittelmasse.

• Grenzwerte/Trends: definierte Warn-/Alarmgrenzwerte, Trendanalysen (z. B. Filteranstiegskurben zur optimalen Umschaltzeit), Korrelation der Energieeigenschaften mit Betriebsbedingungen.

• Vorteilsbasierte Steuerung: Wartung entsprechend der tatsächlichen Nutzung (Stundenzähler, Start/Stopp), z. B. Belüftungseinheiten, Aufzüge (Trip-Zähler).

• Ergebnis: dynamische Anpassung der Aktivitäten/Umfangsbereiche bei Gewährleistung minimaler Verpflichtungen; im IWMS mit Genehmigungsprozess dokumentiert.

• Datenquellen: BMS/SCADA-Trends, Ereignis- und Fehlerprotokolle, Öl-/Kältemittelanalyse, Batteriedaten (USV), Motorenergiesignaturen.

• Methoden: regelbasierte Anomalieerkennung (z. B. Abweichung von Referenzkurven), statistische Prognosen (Trend-Extrapolation, Zustandsindizes), ML-Modelle für die Ausfallwahrscheinlichkeit bei ausreichender Vorgeschichte.

• Anwendungsfälle: Früherkennung von Verschleiß von Lagern/Lüftern, Verschlechterung der Batteriebanken, schleichende Kältemittellecks, ineffiziente Kompressoreigenschaften.

• Governance: Modellvalidierung, Alarm-Rationalisierung, Dokumentation der Genauigkeit (Präzision/Rückruf), definierte Interventionsregeln. Prädiktive Empfehlungen werden auf Wartungs- und Ersatzteilplanung übertragen.

• Inhalt: VDMA 24186 Positionen, Prüfbereiche und Messpunkte, Intervalle, verantwortliche Personen (qualifizierte Person/Fachmann/ZÜS), Hilfsmittel (Werkzeuge/Prüfgeräte), Sicherheitsmaßnahmen (Genehmigungen).

• Links: Rechtliche Referenzen, GA/BMS-Datenpunkte, Checklisten, Akzeptanzkriterien (bestanden/nicht bestanden), Eskalationsregeln im Falle von Abweichungen.

• Ausgabe: automatisch generierte Arbeitsaufträge, mobile Checklisten, Inspektionsberichte, Lochlisten und Aktionspläne; Prüfungssichere Einreichung in der digitalen Wartungsakte.

• Architektur: Datenerfassung im BMS/BMS, Übertragung an IWMS/Analytics über sichere Schnittstellen (BACnet/OPC UA), zentrale Datenspeicherung mit Zeitstempeln/NTP-Synchronisation.

• Analysen: Dashboards für Schlüsselparameter (z. B. HLK-Temperaturen, Druckdifferenzen, Energieverbrauch), Alarmfilter und Trendfunktionen; regelbasierte Warnungen (z. B. "DP-Filter > Begrenzung von 10 Tagen").

• Prozesse: definierte Schwellenwerte → Ticketgenerierung → Diagnose → Aktion; Regelmäßige Überprüfungssitzungen zur Alarmhygiene und zur Wartung des Grenzwerts.

• Beweis: Verknüpfung von Messreihen mit Ordnungen/Maßen im Lebenszyklus der Anlage; Nutzungsberichte für SLA/KPI.

• Datenmodell: Anlagenstruktur gemäß IEC 81346 (Funktion/Standort), Attribute (technische/Test-/Kritikalitätsdaten), Inspektions- und Fristmatrix, SLA/KPI-Parameter. Die GEFMA-444-Module "Technical Asset Management", "Maintenance", "Helpdesk", "Energy Management" sind verpflichtend.

• Planung: automatische Planung von Wartung/Inspektionen, Ressourcen- und Einsatzplanung, Abhängigkeiten (Vor-/Nachbearbeitung, Blockperioden).

• Implementierung: mobile Bestellbearbeitung mit QR/Barcode, Offline-Funktion, Foto-/Messwertdokumentation, digitale Unterschriften.

• Kontrolle/Berichterstattung: SLA-Messung (Reaktions-/Fehlerbeseitigungszeiten), Einhaltung von Fristen, Neustartzeiten, Fehlerstatus, wiederholte Fehler, Kosten-/Zeitaufwand pro Vermögenswert/Handel; Prüfungsspur und Versionierung.

• Integration: sichere Schnittstellen zu BMS/SCADA, Energiezählern, Dokumentenmanagement (digitales Bedienhandbuch), Import/Export (CSV/XML, IFC/COBie).

• PDCA-Zyklus: Vierteljährliche Überprüfung von Fehlerindikatoren, Wartungskosten, Energieeigenschaften und Datenqualität; Anpassung von Intervallen, Scopes und Limits.

• Ursachenanalysen: 5-Warum, Pareto, RCM-Workshops für K1/K2-Wiederholungsstörungen; Aktionsverfolgung bis zum Nachweis der Wirksamkeit.

• Governance: Änderungs- und Genehmigungsprozesse für Intervalländerungen, dokumentierte Risikobewertung und Genehmigung des Generalstaatsanwalts.

Dieses Kapitel zu Strategie und Konzept stellt sicher, dass Mindestanforderungen zuverlässig erfüllt, Risiken kontrolliert, die Verfügbarkeit erhöht und Kosten sowie Energieverbrauch nachhaltig optimiert werden – mit einer konsistenten Datenbank und klaren, prüfbaren Prozessen.

Das Fehlermanagement gewährleistet den schnellen, sicheren und nachverfolgbaren Umgang mit Betriebsabweichungen. Es kombiniert automatisierte Benachrichtigungen von BMS/SCADA mit 24/7-Helpdesk-Annahme, klarer Priorisierung (P1–P4), strukturierter Fehlerbeseitigung und auditsicherer Dokumentation im IWMS. Zielwerte sind minimale Neustartzeiten, hohe Erstauflösungsraten, geringe Wiederholungsfehler und zuverlässige Verifikation.

• Kanäle und ErfassungAutomatisierte Alarme von GLT/SCADA/BMS (Schnittstellen BACnet/OPC UA) generieren Tickets mit Zeitstempel, Asset-Referenz, Alarmtext und Anfangspriorität.

• Manuelle Benachrichtigungen über den 24/7-Helpdesk (Telefon, E-Mail, Portal). Jeder Bericht erhält eine Ticket-ID, Kontaktdaten und eine kurze Beschreibung (Symptom, Ort, Auswirkungen).

• NTP-synchronisierte Zeitbasis; Verpflichtende Felder und Plausibilitätsprüfungen verhindern unvollständige Einträge.

• Erstbewertung und TriageHelpdesk/diensthabender Techniker überprüft Alarm-/Trenddaten, überprüft Duplikate/Korrelationen (Alarmverstärkung) und legt die endgültige Priorität gemäß dem Kriterienkatalog fest.

• Im Fall von sicherheitskritischen Nachrichten (z. B. Feuer, Gas) gilt Folgendes: sofortige Eskalation, Auslösung der Notfallkette, parallele Maßnahmen.

• P1 – Kritisch: Personen-/Betriebssicherheit gefährdet; Ausfall hochkritischer Vermögenswerte ohne Redundanz; Rechtliche/Compliance-bezogene Störungen. Beispiel: UPS/NEA-Ausfall, Fehlfunktion der BMA-Schnittstelle, Abnormalität der Trinkwasserhygiene, Ausfall der Hauptverteilung.

• P2 – Stark: erheblicher betrieblicher und komfortabler Einfluss; zentrale Systeme mit betroffener Redundanz. Beispiel: Ausfall der zentralen Klimaanlage/Kühlung (redundant), Höhenruderausfall, Fehler im Sicherheitsbeleuchtungstest.

• P3 – Mittel: lokale bzw. teilweise Komfortbeeinträchtigung. Beispiel: Zonen-Klimaanlage/Heizung, Ein-Tür-Steuerung, Raumkontrolle.

• P4 – Niedrig/Service: Anfragen, kosmetische Mängel, Informationsbedarf.

Priorität steuert Reaktions-/Unterdrückungszeiten, Eskalationswege, Bereitschaftsdienst, Bereitstellung von Ersatzteilen und Kommunikationsanforderungen. Eine anschließende Anpassung der Priorität muss mit Begründung dokumentiert werden.

• Alarmhygiene und LogikEinzigartige Alarme (Ereignistyp, SMS, Asset-ID), Schwellenwerte mit Hysterese, Totband/Verzögerungen zur Vermeidung von Flutter.

• Korrelation/Filter: Konsolidierung verwandter Nachrichten (z. B. Störung der Sammlung → einzelne Ursache), Unterdrückung redundanter Nachverfolgungsalarme.

Bestätigung und EskalationBindende Bestätigungszeiten nach Priorität; Automatische Eskalation bei Nichtbestätigung und/oder Nichtbearbeitung (Techniker → Facility Manager → Regionalmanagement → AG-SPOC).

• Herzschlag-/Watchdog-Überwachung für kritische Systeme (UPS, NEA, BMA-Schnittstelle, BMS-Server). Alarm bei Kommunikationsverlust.

Alarmstatus, Bestätigung, Fortschritt der Maßnahmen und Abschluss werden gespiegelt; Die Prüfungsspur ist vollständig erhalten.

• Prozesssequenzdiagnose: Fernanalyse (BMS/SCADA, Protokolle, Trends, Neustarts), Überprüfung bekannter Fehlermuster (KEDB).

• Dienstplan: Technikerzuweisung nach Qualifikation/Verfügbarkeit; Vergleich von Sperrzeiten, Sicherheitsfreigaben (Genehmigungen).

• Ersatzteile/Material: Prüfung von Mindest- und Nachbestellungsbeständen; Reservierung/Pflücken; Kurier-/Expresslieferung, falls nötig; Alternative Lösung (Bypass, Redundanzschaltung).

• Einsatz vor Ort: Sicherung des Systems/Arbeitsplatzes (SiNa, Aktivierung/Nullspannung, Absperrung/Tagout), Diagnose, Reparatur/Workaround.

• Funktionstest: Kontrollkette der Effekte/Sicherheitsfunktionen; GLT-Punkte validieren; Alarme zurücksetzen.

• Neustart: geordnete Inbetriebnahme gemäß dem Laufbuch (z. B. Ramp-up-Kühlung/HLK, Lastanschluss-UPS/NEA); Vergleich von Set-Points/Trends.

• Fazit: Ticket-Dokumentation, Nutzer-/SPOC-Informationen, gelernte Erkenntnisse.

Techniker im Dienst (Erstreaktion), Fachgewerbe (vertiefte Kompetenz), Facility Manager (SPOC/Eskalation), Helpdesk (Koordination, Kommunikation), OEM/ZÜS (falls nötig).

Sicherheit und Einhaltung Arbeiten an elektrischen Systemen, Druckanlagen, BMA/Brandschutz nur mit qualifiziertem Personal und Genehmigungen; Dokumentiere Notfalländerungen nach dem Änderungsprozess.

• Mindestinhalt pro TicketZeitstempel (Eröffnung/Bestätigung/Dispatch/Ankunft/Schließen), Asset-ID, Priorität, Symptome/Befunde, Ursache, Aktionen (Schritte, Teile, Parameteränderungen), Ausfallzeit/MTTR, Beteiligte Personen, Fotos/Metriken, Verweise auf Checklisten/Runbooks.

Verbindliche Felder, Testregeln (z. B. Ursache ≠ bei Abschluss leer), Vier-Augen-Prüfung für P1/P2, automatische Bewertung von Wiederholungsfehlern.

LinksDefect-Ticket (falls ein Restfehler vorliegt), Änderungsprotokoll (im Fall von Änderungen), vorbeugende Nachverfolgungsanordnungen (z. B. erhöhte Inspektionshäufigkeit), Garantie-/OEM-Fälle.

Das SLA/KPI-Konzept definiert messbare Leistungsniveaus für Reaktions- und Fehlerbeseitigungszeiten, Zielverfügbarkeit technischer Systeme und ergänzende Qualitätsindikatoren. Er definiert die Messlogik, Datenquellen, Messfenster und Formeln und reguliert die Eskalationsmechanik P1–P4 sowie die Berichterstattung. Sie basiert auf den spezifischen Nutzungsbedingungen eines Büros/Verwaltungsstandorts ohne 24/7-Kritikalität, wobei die Kritikalitätsklassen der Vermögenswerte berücksichtigt werden.

• DefinitionenReaktionszeit: Zeit zwischen der Erstellung von Tickets (oder BMS-Alarm) und der qualifizierten Erstreaktion (telefonische/ferndiagnostizierte Stelle durch diensthabenden Techniker mit Ticketkommentar).

• Vor-Ort-Zeit: Zeit zwischen der Ticketerstellung und der Ankunft des Technikers am Gelände (Check-in in CAFM).

• Fehlerbeseitigungszeit (Neustartzeit): Zeit zwischen Ticketerstellung und Wiederherstellung der vertraglich definierten Mindestfunktion (im Verschlechterungsmodus/Redundanzmodus, falls nötig).

• Stoppuhr-Regeln: "Stoppen Sie die Uhr" nur bei dokumentierten Wartezeiten, die vom Auftragnehmer nicht beeinflusst werden können (z. B. blockierter Zugang, offiziell angeordnete Schlösser, AG-Freigaben, höhere Gewalt, OEM-Verzögerung außerhalb der Verantwortung des Auftragnehmers). Pausen müssen vom Kunden gerechtfertigt und freigegeben werden.

Zielwerte (Richtwerte, noch zu bestätigen auf eigentumsspezifischer Basis) P1 kritisch (Sicherheit/Compliance/Versorgung ohne Redundanz): Reaktionszeit ≤ 15 Minuten, vor Ort ≤ 60 Minuten, Störungsunterdrückungszeit ≤ 4 Stunden (Neustart oder stabiler Workaround).

• P2 hoch (zentrale Funktionen mit Redundanz/signifikanten Komfortbeeinträchtigungen): Reaktionszeit ≤ 1 Stunde, vor Ort ≤ 4 Stunden, Störungsunterdrückungszeit ≤ 8–12 Stunden.

• P3 Medium (lokale Komfortbeeinträchtigung): Reaktionszeit ≤ 8 Stunden, am nächsten Werktag vor Ort, Störungsunterdrückungszeit ≤ 5 Arbeitstage.

• P4 niedrig/Service (Informationen/kleinere Mängel): Reaktionszeit ≤ 16 Stunden, Fehlerbeseitigungszeit nach Absprache, meist ≤ 10 Werktage.

Die Zuweisung P1–P4 erfolgt gemäß dem im Fehlermanagement beschriebenen Katalog und kann vom Kunden in Einzelfällen aufgewertet oder herabgestuft werden (Dokumentationspflicht).

Das Risiko- und Kritikalitätsmanagement stellt sicher, dass Gefahren für Menschen, Eigentum, Umwelt und operative Prozesse systematisch identifiziert, bewertet, kontrolliert und nachweislich minimiert werden. Es vereint Risikobewertung (ArbSchG/BetrSichV), kritischkeitsbasierte Anlagenkontrolle, Redundanz- und Notfallkonzepte sowie strukturierte Lektionen. Der Maßstab ist das ALARP-Prinzip (so niedrig wie vernünftigerweise erreichbar), das allen Mindestanforderungen entspricht.

• Umfang

• Gebäude und technische Systeme (HLK/HLK/Kühlung, Elektrik/UPS/NEA, GA/BMS, Feuerschutz, Sicherheit und sanitäre/Trinkwassertechnik, Aufzüge/Förderbandtechnik; falls nötig PV, Ladeinfrastruktur, Kühltürme).

• Benutzer und Bedienpersonal (Arbeitssicherheit, Hygiene, Evakuierung).

• Schnittstellen zu IT/OT, Behörden, Subunternehmern.

• Kontext- und Bewertungskriterien definieren: Sicherheit/Gesundheit, Recht/Compliance, Verfügbarkeit/Prozesse, Umwelt/Emissionen, Vermögenswerte/Kosten, Reputation.

• Risikomatrix: Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkungen → Risikoniveau; Berücksichtigung der Erkennungsfähigkeit und Erholungszeit.

• Werkzeuge: Risikobewertung nach BetrSichV/TRBS, FMEA/RCM-Workshops, Fliegenanalysen (Ursache-Barriere-Folgen), Hygiene- und Brandschutzinspektionen.

• Ergebnis: Risikoregister mit Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Fristen und Referenzlinks (IWMS).

• HLK-Ausfall unter Sommerlast; UPS/NEA-Fehlfunktion; Abnormalität der Trinkwasserhygiene (Legionellen); Hygienerisiko für Kühlturm (42. BImSchV); Aufzugsstillstand mit Personenbefreiung; Lecks/Wasserschäden; elektrische Gefahren (DGUV V3); Cybervorfälle in OT/GA; Zugangs-/Sicherheitsvorfälle.

• Kritikalitätsklassen (K1–K4)K1 Hochkritisch: Sicherheit/Compliance/Pflege; Ein Ausfall führt zu erheblichen Risiken oder Betriebsunterbrechungen (z. B. UPS/NEA, BMA-Schnittstellen, zentrale Trinkwassererzeugung).

• K2 betrieblich kritisch: erheblicher Verfügbarkeits-/Komforteffekt (z. B. zentrale Klimaanlage/Kühlung, Hauptverteilungstafeln, Aufzüge).

• K3 komfortkritisch: lokale Komfortsysteme; K4 niedrig kritisch.

Redundanzniveau (N, N+1, 2N), Neustartzeit, Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Telekontrolle-/Erkennungsniveau.

Redundanzdesign definieren und testen (N+1/2N); Regelmäßige Lastwechsel/Wechseltests.

• Identifizieren und mindern Sie einzelne Fehlerpunkte (SPOF) (z. B. doppelte Pumpen, redundante Regler, doppelte Feeds, Netzwerkredundanzen).

• Ersatzteilstrategien für K1/K2 (A-Teile auf Lager; Lieferverträge für B-Teile).

• Struktur von Notfallplänen (Runbooks) Szenariobeschreibung, Auslöser-/Eskalationskriterien, Rollen/Anrufketten, Sicherheits- und Schutzmaßnahmen (Lockout/Tagout, heiße Arbeit, Hygiene), Schrittreihenfolge (Start/Start), Inspektions-/Abnahmepunkte, Kommunikationsmodule (Nutzer/Behörden/Versicherung), Rückfall-/Rollback-Strategie, Dokumentationscheckliste.

USV-Brückenbildung, NEA-Start/Lastanschluss, Stromabschaltplan, selektiver Neustart (HV→UV→IT/GA→HVLS), Überprüfung des Schutzes und der Selektivität.

• BMS-Ausfall: Übergang zu manueller/Notfallbetrieb, lokale Automatisierungsstationen, Notfall-Sollwerte, Datenpufferung, Wiederanschluss-/Testplan.

• Kühl-/HLK-Ausfall: freie Kühloptionen, Lastreduzierung, Priorisierung kritischer Zonen, schrittweiser Neustart; Kühlturm-Maßnahmen im Falle von Hygienerisiken.

• Trinkwasserhygiene: Schließungs-/Nutzungskonzept, Temperaturplan, Spül-/Desinfektionsmaßnahmen, Probeplan, Benachrichtigung an das Gesundheitsamt gemäß den Anweisungen des Betreibers.

• Aufzug: Befreiung von Personen (ausgebildetes Personal/Dienst), Kommunikation, Inspektion, Wiedereindienststellung.

• Brandschutz: Brandkettentests, Evakuierung gemäß den Brandschutzvorschriften A/B/C; Nach dem Feueralarm neu starten.

• OT/GA-Cybervorfall: Isolationszone, Notfalloperationen, Wiederherstellung aus Backup, forensisches Backup, Passwort-/Zugriffsaustausch.

Wartung und ÜbungenMindestens jährlich aktualisiert; K1-Übungen halbjährlich (NEA-Belastungstest, BMA/Ketten-der-Effekt-Test, persönliche Befreiungsübung), jährliche Bauraumübung; Dokumentation mit Abweichungen und Maßnahmen.

Das technische Management eines Büro-/Verwaltungsstandorts ohne 24/7-Kritikalität erfordert integriertes, rechtkonformes und datenbasiertes Management.

• ein kritischkeitsbasierter Ansatz (K1–K4) als Steuerungslogik für Strategie, Ressourcen, Bereitschaftsdienst und Ersatzteile,

• die konsequente Verwendung normativer Grundlagen (BetrSichV/TRBS, DGUV, VDI/DVGW, VDE, DIN/ISO) sowie des VDMA 24186 Positionskatalogs als Aktivitätsreferenz,

• Digitale Konsistenz mittels GEFMA-444-konformem IWMS, einzigartiger Asset-Struktur (IEC 81346), BMS/SCADA-Integration und prüfbarer Dokumentation,

• Klar definierte, messbare SLA/KPIs mit robuster Messlogik, die Qualität, Verfügbarkeit, Energieeffizienz und Datenqualität abbilden,

• effektives Risiko-, Hygiene- und Notfallmanagement mit Runbooks, Übungen und regelmäßigen Überprüfungen (RCM/FMEA-unterstützt).

Die Herausforderung liegt weniger in den individuellen Anforderungen als in der konsequenten Verflechtung von Recht, Technologie, Organisation und Datenqualität – einschließlich einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

• Ergebnisorientiert statt aktivitätsorientiert: Funktionale und Verfügbarkeitsziele klar angeben; VDMA-24186 als Mindestkanon der Aktivitäten und ergänzt durch objektspezifische Inspektionspflichten.

• Spezifizieren Sie Kritikalitätslogik: Spezifizieren Sie K1–K4-Definitionen, Prioritätsklassen P1–P4, Redundanzanforderungen und Reaktions-/Interferenzunterdrückungszeiten.

• Spezifizieren Sie Mess- und Verifikationsregeln: Dokumentieren Sie SLA-Definitionen, Messfenster (Kalender vs. Nutzungszeit), Formeln, Datenquellen (GLT/IWMS/Logbücher) und "Stoppuhr"-Regeln.

• Minimale digitale Standards: CAFM (GEFMA 444), IEC 81346 Asset-Modell, BMS-Schnittstellen (BACnet/OPC UA), mobile Wartung mit QR/Barcode, digitales Bedienhandbuch mit erforderlicher Versionierung/Audit-Spur.

• Einhaltung und Qualifikation: Verpflichtende Kriterien für qualifizierte Personen/Experten (TRBS 1203, DIN 14675, VDI 6022/VDI/DVGW 6023, F-Gas Kat. I, VDE) und IT/OT-Sicherheitsstandards (ISO/IEC 27001, IEC 62443).

• Energie/Nachhaltigkeit: Beziehen Sie das ISO-50001-konforme Messkonzept (Submetering), Schlüsselfiguren und M&V-Spezifikationen sowie ESG/CSRD-Datenanforderungen in die Spezifikation ein.

• Bewertungsmethodik: Qualitative Kriterien transparent machen (Einhaltung von Standards, Strategie, SLA/KPI-Design, Testmanagement, Digitalisierung, Energie/Risiko/Notfall) und sie verständlich dokumentieren.

• Governance und SPOC: Facility Manager TFM als zentrale Autorität mit Verantwortung und Eskalation; Klare RACI-Matrix, regulierte Veränderungs- und Genehmigungsprozesse.

• Überprüfung und Fristmatrix: Vollständige, genehmigte Matrix als Leitdokument; Von IWMS kontrollierte Terminierung; K1/K2-Überfälle werden strikt ausgeschlossen.

• Vorfallmanagement: 24/7 Helpdesk, BMS-Alarmhygiene, prioritätsgesteuerte Bereitschaftsdienste, dokumentierte Runbooks und Wiederstartproben.

• Anker RCM/FMEA: Systematisch für K1/K2 verwenden; Übertragungsergebnisse in Intervalle, Checklisten, Zustandsüberwachung und Ersatzteilstrategie.

• Sicherstellung der Datenqualität: Verbindliche Felder, Zeitstempelintegrität (NTP), Messpunktverfügbarkeit, Prüfspur; Regelmäßige Überprüfung der Datenqualität und Wartung der Benutzeroberfläche.

• Energie- und Automatisierungsfokus: Aktive Nutzung von EN-15232-Funktionen (belegungsgesteuert, frei kühlende, Totbänder), Einführung von Lastmanagement, Aufrechterhaltung von M&V-Verifikationen.

• Wohnqualifikation: Schulung und Qualifikationsmanagement mit Fristüberwachung; Betriebsaussetzung bei abgelaufenen Zertifikaten; Gleichbedeutend mit Subunternehmern.

• SLAs und KPIs sind Kontrollinstrumente und Qualitätsversprechen. Sie müssen klar definiert, technisch messbar und auditsicher sein.

• Dashboards mit Drill-down auf Asset- und Ursachenebene erhöhen die Transparenz und ermöglichen gezielte Maßnahmen (Pareto, 5 – Warum).

• Kopplung zu Anreizen: Bonus/Malus selektiv basierend auf einigen wichtigen Leistungsindikatoren, die für das Management wirklich relevant sind (z. B. Einhaltung der P1-Störungsunterdrückungszeit, K1/K2-Testkonformität, Datenqualität, Energieziele).

• Den PDCA-Zyklus fest verankern: Vierteljährliche Überprüfungen von Fehlern, Teststatus, Energieindikatoren und Datenqualität; Intervall- und Limitanpassungen über den Wechselprozess.

• Übungen/Tests: Regelmäßige Notfall- und Aktionskettenproben; Kartiere systematisch die gelernten Lektionen in Runbooks, Checklisten und Schulungskursen.

• Innovationsweg: Pilotprojekte für KI-gestützte FDD/prädiktive Wartung an K1/K2-Anlagen, semantische Datenmodelle (Haystack/Brick), digitale Zwillinge für Inbetriebnahme/Simulation.

• Regulatorische Überwachung: Bewerten Sie proaktiv Gesetzes- und Normänderungen (z. B. F-Gas-Regime, EPBD/GEG, NIS2, VDI/DIN-Aktualisierungen) und übertragen diese in die Test- und Prozesslandschaft.

Qualität, Compliance und Innovation schließen sich nicht gegenseitig aus. Mit klaren funktionalen Zielen, robuster Mess- und Verifikationslogik sowie digital unterstützten, risikoorientierten Prozessen wird ein robuster, wirtschaftlicher und zukunftssicherer Baubetrieb geschaffen.