Die Dokumentation abgeschlossener Objektprüfungen stellt ein zentrales Element der Verkehrssicherheitsorganisation im Facility Management dar. Gemäß § 3 HBauO sind bauliche Anlagen so zu errichten und instand zu halten, dass sie die öffentliche Sicherheit nicht gefährden. Für Geländer und Absturzsicherungen bedeutet dies, dass sowohl die bauliche Ausführung als auch der Erhaltungszustand dieser Schutzeinrichtungen regelmäßig überprüft und lückenlos dokumentiert werden müssen.
Der Facility Manager trägt die Verantwortung für die Planung, Durchführung und Nachverfolgung der Prüfungen. Eine sachkundige Person (z. B. ein geprüfter Handwerksmeister, Bauingenieur oder ausgebildeter FM-Techniker) führt die Inspektionen anhand detaillierter Checklisten durch. Dabei werden alle relevanten Bauteile – wie Geländerpfosten, Handläufe und Verankerungen – auf festen Sitz, Korrosion und Beschädigungen kontrolliert. Die Prüfkriterien orientieren sich an den einschlägigen Normen und Regeln (u. a. gibt DIN 18065 Mindesthöhen und Lastannahmen für Geländer vor; DIN EN 14122-3 definiert sichere Zugänge; ASR A2.1 fordert kollektive Absturzsicherungen für Arbeitsplätze). Festgestellte Mängel, etwa lockere Schraubverbindungen, verbogene Bauteile oder Risse, sind unverzüglich zu beheben, um die Verkehrssicherheit umgehend wiederherzustellen. Bei schwerwiegenden Mängeln ist außerdem eine Gefährdungsbeurteilung gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) durchzuführen und ggf. eine Sofortsicherung (z. B. Absperrung des Gefahrenbereichs) einzuleiten.
Die lückenhafte Dokumentation erfüllt nicht nur gesetzliche Pflichten, sondern dient auch der Beweissicherung im Schadensfall. Kommt es zu einem Absturz oder Personenschaden, kann der Betreiber durch Vorlage der Prüfprotokolle nachweisen, dass er seiner Verkehrssicherungspflicht ordnungsgemäß nachgekommen ist. Vollständige, datierte Prüfberichte mit Angaben zur Qualifikation des Prüfers und zu den durchgeführten Maßnahmen sind entscheidend, um eine zivil- oder sogar strafrechtliche Haftung des Gebäudeeigentümers abzuwenden.
Ein professionell geführtes Prüfprotokoll enthält daher alle wesentlichen Angaben: das Datum und den Umfang der Prüfung, eine genaue Bezeichnung der geprüften Dachfläche oder Anlage, Details zur verbauten Absturzsicherung (Material, Konstruktion, Befestigungsart), die Ergebnisse der Sicht- und Funktionsprüfung einschließlich festgestellter Mängel und empfohlener Maßnahmen sowie den Termin für die nächste Prüfung. Ergänzend wird häufig eine Fotodokumentation erstellt, um auch verdeckte oder schwer erkennbare Schäden nachvollziehbar zu machen. Abschließend zeichnen der Prüfer und der Facility Manager das Protokoll gegen. Sämtliche Prüfunterlagen werden in der zentralen Betriebsdokumentation (z. B. einer digitalen FM-Datenbank) langfristig archiviert.
Die regelmäßige Überprüfung und Dokumentation wird idealerweise durch einen verbindlichen Wartungsplan gesteuert. Der Facility Manager stellt sicher, dass die vorgegebenen Prüfintervalle – mindestens jährlich sowie zusätzlich anlassbezogen – konsequent eingehalten werden. Durch die lückenlose Dokumentation aller Kontrollen und Instandsetzungen kann gegenüber Aufsichtsbehörden oder Versicherungen jederzeit der rechtskonforme Zustand und die ordnungsgemäße Instandhaltung der Absturzsicherungen belegt werden.
