Nutzerplanung in Planungs- und Bauprozess

• Erarbeiten eines Planungskonzepts (Vorentwurf), Gegenüberstellung unterschiedlicher Varianten, erste Kostenschätzungen, grobe Terminplanungen.

• Abstimmungen mit Behörden, ggf. Abstimmung grundlegender technischer Systeme.

• Konkretisierung der Ideen: Es existiert bereits ein grobes Konzept, das die Nutzer „sehen“ und bewerten können (z. B. Raumzuschnitte, Funktionsbereiche).

• Planungssicherheit: Erste Kostenschätzungen ermöglichen es, sehr früh zu prüfen, ob die Nutzerwünsche finanziell realisierbar sind oder Anpassungen nötig sind.

• Zeitlich immer noch günstig: Große Änderungen sind zu diesem Zeitpunkt relativ einfach einzuarbeiten, weil noch kein finaler Entwurf steht.

• Zeitverlust, wenn LPH 1 ohne Nutzerplanung erfolgte: Eventuell muss man frühere Projektschritte korrigieren oder erweitern, falls wichtige Nutzeranforderungen bisher fehlten.

• Abstimmungsbedarf steigt: Neben dem Planerteam und dem Bauherrn werden bei komplexen Bauten in LPH 2 meist mehrere Fachplaner (z. B. für Labortechnik, TGA, Reinraumtechnik) eingebunden. Je mehr Beteiligte, desto höher der Abstimmungsaufwand.

Spätestens hier sollte eine fundierte Nutzerplanung erfolgen, damit LPH 3 (Entwurfsplanung) nicht von unklaren Anforderungen belastet wird.

• Durcharbeitung des Vorentwurfs zur Entwurfsplanung: Grundrisse, Schnitte, Ansichten in einem durchgängigen System. Integration der Fachplanungen (Tragwerksplanung, TGA, Sonderfachplaner etc.).

• Kostenberechnung auf Basis der Entwurfsplanung, konkretisierte Terminplanung.

• Greifbares Design: Der Nutzer sieht bereits ein relativ konkretes Konzept. 3D-Modelle, Visualisierungen oder BIM-Daten helfen, Funktionsabläufe und Raumbeziehungen zu verstehen.

• Fachliche Feinabstimmung: Detailanforderungen (z. B. zu speziellen Laborgeräten oder medizintechnischen Einbauten) können nun passgenau eingebunden werden.

• Kosten- und Terminrisiko bei größeren Änderungen: Der Entwurf ist bereits in einem fortgeschrittenen Stadium. Spät erkannte Nutzerwünsche können Umplanungen erfordern, was teurer wird.

• Verfestigte Planung: Zahlreiche Entscheidungen zu Konstruktion, Statik, Erschließung, Haustechnik sind schon getroffen; das Änderungsmanagement wird komplex.

Auch wenn es noch möglich ist, auf Nutzerwünsche einzugehen, ist dies hier schon mit einem merklich höheren Änderungsaufwand verbunden. Für hochkomplexe Projekte sollte der Großteil der Nutzerbedarfsplanung vor LPH 3 abgeschlossen sein.

• Erstellen der Bauantragsunterlagen bzw. Genehmigungsunterlagen (je nach Bundesland und Projekt ggf. Bauantrag, Baugenehmigung, weitere behördliche Zulassungen).

• Einreichung bei den Genehmigungsbehörden.

• Eigentlich kaum Vorteile, da dies sehr spät im Prozess liegt. Höchstens bekommen die Nutzer hier erstmalig die sehr konkreten Unterlagen zu sehen, was für die interne Kommunikation hilfreich sein kann.

• Behördliche Verzögerungen: Änderungen, die jetzt noch einfließen sollen, können eine erneute oder geänderte Baugenehmigung erfordern.

• Zeit- und Kostenrisiko: Je nach Art der Änderungen kann es zu massivem Mehraufwand kommen.

• Gefahr von Nachträgen: Wenn die Planung bereits in einer Ausschreibung mündet, führen späte Änderungen zu Nachträgen nach VOB/B.

Zu spät, um umfangreiche Nutzerwünsche noch ohne großen Aufwand zu integrieren. Nur absolute Details könnten hier ggf. noch rechtssicher geändert werden.

• Feinplanung aller Details, Erstellung von Detail- und Ausführungsplänen, Koordination sämtlicher Fachplanungen, Festlegung von Materialien, Baustoffen, Konstruktionen bis ins Detail.

• Grundlage für Ausschreibungen und spätere Bauausführung.

• Im Wesentlichen keine, außer dass ganz spezifische Details (z. B. Möblierung, Einbauten) noch zusammen mit dem Nutzer festgelegt werden können, sofern dies nicht bereits in LPH 3/4 geschehen ist.

• Extrem hoher Aufwand für größere Änderungen: Die Planung ist nahezu abgeschlossen. Änderungen erfordern umfangreiche Korrekturen der Detailpläne.

• Kettenreaktionen: Jede Änderung hat Auswirkungen auf Ausschreibungen, Terminpläne und Kosten.

• Nachtragsanfälligkeit: Sollten die Nutzungsanforderungen sich hier noch deutlich ändern, werden entsprechende Nachträge (VOB/B) unvermeidlich.

Viel zu spät für grundsätzliche Nutzerplanungen, da alles bereits sehr konkret ausgearbeitet ist.

• LPH 6: Erstellung von Leistungsbeschreibungen (Leistungsverzeichnisse, Leistungsprogramm), Ermittlung von Massen und Mengengerüsten.

• LPH 7: Einholung und Prüfung von Angeboten, Vergabeverhandlungen, Vergabeempfehlung.

• Allenfalls können in letzter Minute einige produkt- oder ausstattungsbezogene Wünsche berücksichtigt werden, solange noch keine Verträge geschlossen sind. Beispielsweise lassen sich eventuell Details in den Leistungsverzeichnissen anpassen (z. B. bestimmte Türsysteme, Materialien o. Ä.).

• Hohe Nachtragswahrscheinlichkeit: Sobald die Ausschreibungsvorgaben fixiert sind und während der Angebotsphase neue Nutzerwünsche auftauchen, müssen Ausschreibung und Angebote ggf. angepasst oder neu verhandelt werden.

• Signifikante Zeitverluste: Jede Neu-Ausschreibung oder Korrektur der LV führt zu Verzögerungen.

• Kostensteigerungen: Späte Änderungen werden in der Regel mit Aufpreisen oder ungünstigen Einheits- und Pauschalpreisen kalkuliert.

Diese Phasen dienen nicht mehr der eigentlichen Nutzerplanung. Sie sind fast nur noch zur Feinkorrektur geeignet.

• Kontrolle und Überwachung der Bauausführung hinsichtlich Qualität, Terminen und Kosten.

• Koordination der am Bau beteiligten Unternehmen, Bauabnahmen, Dokumentation von Mängeln, Rechnungsprüfung.

• Praktisch keine, außer dass im laufenden Bau kleinere Detailfragen (z. B. Farbauswahl, Anordnung von Steckdosen) noch gemeinsam mit den Nutzern geklärt werden können, sofern es keine gravierenden Änderungen erfordert.

• Sehr teuer: Bauliche oder planerische Änderungen während des laufenden Baus bedeuten zumeist Nachträge mit hohem Kosten- und Terminaufwand.

• Kollisionsgefahr: Änderungen müssen in teils fertige Bauabschnitte integriert werden, was zu Störungen im Bauablauf führt.

Definitiv viel zu spät, um grundlegend neue Anforderungen umzusetzen.

• Nach Abschluss der Bauarbeiten: Dokumentation des Projekts, Überwachung von Gewährleistungsansprüchen, Beseitigung von Mängeln, ggf. kleinere Anpassungen.

• Begleitung des Bauherrn/Nutzers in der Anfangszeit des Gebäudebetriebs.

• In Bezug auf den eigentlichen Bau kaum. Eventuell können Erkenntnisse aus dem Betrieb gesammelt werden, um sie für eventuelle Umbauten oder Folgeprojekte zu nutzen.

• Keine Wirkung mehr auf die Bauausführung: Das Projekt ist realisiert, größere Anpassungen bedingen neue Baumaßnahmen.

• Hohe Kosten für Umbauten: Sollen nun doch zentrale Strukturen geändert werden, entstehen in der Regel Umbaukosten in schon bezogenen Gebäuden.

Viel zu spät, jegliche neue „Nutzerplanung“ läuft hier auf Umbau- oder Sanierungsmaßnahmen hinaus.

• Idealer Zeitpunkt: Eine (weitestgehend) abgeschlossene Nutzerplanung sollte spätestens mit Ende der Vorplanung (LPH 2) oder allerspätestens zu Beginn der Entwurfsplanung (LPH 3) vorliegen.

• Konsequenzen bei später Einbindung: Je weiter der Planungsfortschritt, desto teurer und langwieriger werden Anpassungen. Im Extremfall drohen erhebliche Mehrkosten (Nachträge), Terminüberschreitungen, Konflikte mit Behörden oder sogar Qualitätsminderungen durch Ad-hoc-Lösungen.

• Besonderheit großer und komplexer Spezialimmobilien: Hier ist die Nutzerplanung noch wichtiger, da die Gebäude stark von technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen geprägt sind. Beispielsweise sind für ein Forschungslabor die exakten Raumluftkonditionen, Reinraumklassen, Sicherheitsstufen, Wegeführungen (z. B. Material- und Personenschleusen) und Schnittstellen zu TGA-Systemen zentral.

• Verzahnung mit der VOB: Sobald Ausschreibungen laufen (LPH 6/7) oder Bauverträge geschlossen sind (z. B. in LPH 8), lösen nachträgliche Änderungen in der Regel Nachträge (VOB/B) aus, was zu Kosten- und Terminrisiken führt.

• Start der Nutzerplanung: möglichst vor oder spätestens in LPH 1.

• Intensivierung und Abschluss: während LPH 2, sodass zur Entwurfsplanung (LPH 3) kein großer Klärungsbedarf mehr besteht.

• Vermeidung: späte Änderungen ab LPH 3 (insbesondere nach LPH 4) sollten nur noch Detailanpassungen sein, um das Nachtrags- und Konfliktpotenzial zu minimieren.

Auf diese Weise kann man sicherstellen, dass ein hochkomplexes Bauvorhaben sinnvoll und kosteneffizient realisiert wird und dass die tatsächlichen Betriebsanforderungen des Nutzers frühzeitig in die Planung einfließen.